Zeit. Als selbstständige Fotografen kämpfen wir immer wieder gegen sie.
Wir starten in den Tag, vor uns ein Haufen To-Do’s. Papierkram, Kundengespräche, und das Chaos auf dem Schreibtisch. All diesen kleinen Zeitfresser fordern regelmäßig unsere Aufmerksamkeit, doch die wesentliche Arbeit bleibt liegen. Nach einem langen Arbeitstag fragen wir uns dann, wo die Zeit nur geblieben ist.
Na, wer kennt das nicht?
Für uns als selbstständige Kreative ist es oft sehr schwierig zu lernen, wie wir uns besser organisieren können. Unsere Stärken liegen in der kreativen Arbeit, dem Fotografieren oder Bilder bearbeiten. Im Gegenzug dazu fällt es uns oft nicht leicht feste Strukturen in unseren Alltag zu bringen und eine effiziente Arbeitsroutine zu entwickeln. Wir Fotografen sind einfach oft „kreative Chaoten“. Wir arbeiten gerne intuitiv um unsere Ideen sprudeln lassen zu können. An Tagesplanungen können wir uns allerdings nur schwer halten. Von Zeitmanagement ganz zu schweigen.
Erkennst du dich in dieser Beschreibung wieder? Keine Sorge, dass geht unglaublich vielen Fotografen so. Auch wir haben lange mit der Zeit gekämpft, bis wir uns schließlich mit verschiedenen Methoden des Zeitmanagements auseinander gesetzt haben.
Du möchtest lernen wie du als Fotograf in weniger Zeit, mehr schaffen kannst? Hier bist du richtig!
1. Setze Prioritäten: Was ist dein „One-Thing“?
Unsere To-Do Listen sind häufig voll mit Dingen, welche hauptsächlich eines tun: Uns unsere Zeit rauben. Viele Aufgaben sind einfach nicht essenziell für unser Business! Natürlich müssen diese aber trotzdem erledigt werden. Klar, wer möchte schon in der Unordnung auf seinem Schreibtisch versinken?
Schnell neigen wir dazu, zuerst die Aufgaben zu erledigen, welche am lautesten schreien nicht die, welche wirklich die Wichtigsten sind. Die Lösung für dieses Problem ist dabei ganz einfach:
Jeden Morgen schreibst du dir eine Tätigkeit nieder, die du an diesen Tag tun kannst, um dein Unternehmen ein kleines Stück erfolgreicher zu machen. Das ist dann dein „One Thing“ – deine „eine Sache“ – für den Tag. Hast du dein „One Thing“ gefunden, gibt du diesem in deiner Tagesplanung oberste Priorität. So stellst du sicher, dass du jeden Tag, zwischen all den Zeitfressern, auch eine Aufgabe für dich und deine Selbstständigkeit erledigst.
Ganz wichtig: Diese „eine Sache“ sollte sich dabei um den Ausbau deines Unternehmens drehen, beispielsweise um Kundengewinnung oder neue Projekte.
Ganz ehrlich, die Routine des „One Things“ war für uns ein echter „Gamechanger“!
Wir lieben das Prinzip des ONE-Things so sehr, dass wir darüber einen eigenen Blogartikel geschrieben haben. Das Prinzip des One-Things ganz genau erklärt!
2. Fang an zu Planen
Wie planst du deinen Arbeitstag? Beziehungsweise planst du ihn überhaupt?
Wir selbstständige Kreative arbeiten gerne frei und intuitiv. Natürlich ist das schön, sich wenig mit Planung zu beschäftigen, nur leider ist es nicht sonderlich effizient.
Erinnere dich an Punkt 1: Aufgaben können wir je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit unterschieden. Insgesamt kommen wir also zu vier Aufgabentypen:
- wichtige und dringliche
- wichtige und nicht dringliche
- unwichtige und dringliche
- unwichtige und nicht dringliche
Wir Menschen sind so gestrickt, dass wir Dringlichkeit über Wichtigkeit werten. Das Resultat daraus: Wir neigen dazu „wichtige, nicht dringliche Aufgaben“ zu schieben. Und genau hier ist der Punkt: Nur durch die Erledigung aller „wichtigen Aufgaben“ können wir langfristig am Markt bestehen.
Nun da du das weißt, solltest du die vernachlässigten „wichtigen, nicht dringlichen“ Aufgaben in deinen Arbeitsalltag zu integrieren. Dafür braucht es aber eine gute Planung! Sobald etwas Stress aufkommt werden diese sonst schnell immer wieder geschoben.
Wobei wir bei Punkt 3 wären …
3. Nutze ein Projektmanagementtool
Herrscht bei dir am Arbeitsplatz auch die Zettelwirtschaft? Damit ist jetzt Schluss. Auch wenn wir handschriftliche Notizen oft als angenehmer empfinden, ist es zwischen all den Zetteln doch gar nicht möglich eine adäquate Wochen- und Tagesplanung zu erstellen.
Projektmanagenttools helfen dir dabei diese Ordnung zu halten: Du kannst mittels Kalender, Listen oder Boards deine Aufgaben sortieren, diese Projekten zuordnen, und täglich dein ONE – Thing festlegen. Das geht via Desktop genauso wie mit der entsprechenden App über das Handy. Alles ganz schnell und unkompliziert.
Auf dem Markt gibt es unzählige dieser Tools, für uns am besten hat sich aber das Projektmanagementtool „Asana“ erwiesen. Asana ist in der Basisversion sogar kostenlos.
4. Betreibe Monotasking statt Multitasking
Der Mythos des Multitasking, wir alle kennen ihn. Gehörst du auch zu den Fotografen, welche versuchen neben dem Hochladen der Bilder schon den nächsten Blogpost zu schreiben sowie schnell noch den Mittagssnack vorzubereiten? Wir tun drei Dinge gleichzeitig, und doch nichts richtig. Wenn wir Multitasking betreiben, fühlen wir uns oft unglaublich fleißig. Dennoch ist es mehrfach bewiesen, dass Multitasking zum exakten Gegenteil führt. Unser Gehirn ist einfach nicht dafür geschaffen, mehrere komplexe Denkvorgänge gleichzeitig zu bewältigen. Das Resultat: Unser Gehirn steht unter Stress.
Es gibt aber noch weitere Punkte die für Monotasking sprechen: Mit Monotasking brauchen wir pro Aufgabe deutlich weniger Zeit, und erledigen diese zusätzlich weitaus fehlerfreier. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Mit Multitasking lenken wir uns immer und immer wieder selbst ab.
Na, haben wir dich zum Monotasking überzeugen können?
5. Setze Deadlines
Das Wissen darüber, dass wir Menschen Dinglichkeit über Wichtigkeit werten können wir uns auch ziemlich leicht ins Positive drehen. Wie das? Indem wir wichtigen Aufgaben ohne Deadline einfach eine künstliche Deadline setzen.
Dieses Prinzip machen wir uns ja auch bei dem Festlegen des ONE – Things zu nutze. In dem Moment, in dem wir festlegen, dass eine Aufgabe heute erledigt werden muss, gewinnt sie für uns an Dringlichkeit. Ein ganz einfaches Prinzip, mit riesigem Potential!
6. Verfolge realistische Ziele
Am Morgen ein Fotoshooting, Dauer exakt eine Stunde. Halbe Stunde später: Ankunft im Büro. Anschließend bis zum Mittag die Fotos vorsortieren und noch drei weitere Shootings fertig bekommen.
Ähm hallo, geht’s noch?
Selbst wenn das theoretisch möglich wäre, ist die Chance diese Planung nicht einhalten zu können riesig. Was passiert wenn deine Kunden dich nach dem Shooting noch in ein Gespräch verwickeln?
Bei deiner Tagesplanung solltest du unbedingt Puffer einplanen! Einmal die eigenen Ziele nicht eingehalten, passiert es sonst ganz schnell, dass dies zur Gewohnheit wird. Unsere innerer Schweinehund wartet nur auf solche Gelegenheiten. Bitte nicht ausprobieren! Unsere Tagesplanung sollte immer so viele Puffer haben, dass selbst unerwartete Ereignisse dieser nichts anhaben können.
7. Eat that frog!
Unangenehme Aufgaben schieben wir gerne mal über viele Wochen vor uns her. Jeden Tag nehmen wir eine solche Aufgabe wieder mit auf die To-Do Liste, aber morgens damit starten möchten wir dann lieber nicht. Erstmal mit etwas angenehmen starten, heißt oft die Devise. Je weiter nach hinten im Arbeitstag diese Aufgabe dann rutscht, desto höher wird die Hürde damit überhaupt noch zu beginnen. Starte also lieber gleich mit der unangenehmsten Aufgabe in den Tag! Einmal damit angefangen, stellt diese sich meist als gar nicht so schlimm heraus.
8. Trau dich „Nein“ zu sagen
Ganz ehrlich, wir sind soo schlechte „Neinsager“. Übrigens eine Eigenschaft die wir als Geschäftsmenschen, und ja das sind wir eben auch als Fotografen, lieber ganz schnell beiseite legen sollten. Oftmals aber leichter gesagt als getan nicht?
Treffen wir auf eine Situation, in welcher wir mal wieder „Nein“ sagen wollen, aber warum auch immer nicht mit der Sprache rausrücken wollen, tun wir inzwischen folgendes: Wir fragen uns: „Welche Konsequenzen hat es, wenn wir jetzt nicht „Nein“ sagen? Mit diesem Bild vor Augen, fällt es uns das „Neinsagen“ oft schon viel leichter. 🙂
9. Lege regelmäßige Pausen ein
Legst du während des Arbeitens regelmäßige Pausen ein?
Zugegeben, uns fällt das oft sehr schwer. Sind wir im Workflow arbeiten wir, und arbeiten, und arbeiten. Bis plötzlich gar nichts mehr geht. Dann ist es da, das Produktivitäts-Tief. Dann fühlen wir uns erschöpft und ausgelaugt.
Besser ist es schon viel früher eine Arbeitspause einzulegen. Versuche deshalb in deinen Arbeitsrhythmus regelmäßige, kurze Pausen einzuplanen. Am besten du stellst dir einen Wecker, welcher dich alle 50 Minuten daran erinnert kurz zu entspannen. In der Pausenzeit achtest du darauf dich zu bewegen und etwas zu trinken. Außerdem solltest du die Pausenzeit nicht vor dem Smartphone zu verbringen, das bringt nämlich entgegen unserer Empfindung keine Erholung.
Probier es aus! Wahrscheinlich wirst du schon am ersten Tag spüren, wie viel mehr Energie du durch diese Routine erhalten wirst.
10. Vermeide digitale Ablenkung
Unser liebstes Café zum Arbeiten. Hier können wir uns voll konzentrieren.
Klar, wir wissen es eigentlich alle. Das Handy hat am Arbeitsplatz nichts zu suchen. Trotzdem können wir uns oft nicht vom Smartphone trennen. Deshalb folgt eine kleine Motivation, öfter mal auf Flugmodus zu schalten!
Eine arbeitspsychologische Untersuchung hat nämlich herausgefunden: Menschen, welche während ihrer Arbeitszeit von Nachrichten abgelenkt werden brauchen deutlich länger für ihre Aufgaben. Um es in Zahlen zu fassen: Durchschnittlich zwei Stunden mehr! Die Zeit zum Durchlesen der Nachrichten wurde dabei sogar schon herausgerechnet.
Aber nicht nur das. Werden wir durch Social Media oder E-Mails abgelenkt schleichen sich gehäuft Fehler ein. Und das obwohl die Arbeitsgeschwindigkeit ja bereits deutlich langsamer ist.
Was das jetzt für uns Fotografen bedeutet ist wohl klar. Finger weg vom Smartphone! Gut ist es auch, die E-Mail Benachrichtigungen am Desktop zu deaktivieren.
Auch wenn Social Media für uns ein wichtiges Marketing-Medium ist: Plane dir eine feste Zeit ein, in welcher du Stories und Co. postest. Danach kannst du dein Handy wieder in den Flugmodus schalten.
11. Delegiere unwichtige Aufgaben
Müssen Buchhaltung, Steuererklärung und Online-Marketing wirklich von dir selbst erledigt werden? Unser Ego verleitet uns oft dazu Aufgaben zu erledigen, welche uns unsere Zeit rauben. Dabei gibt es Menschen, welche auf diese Arbeiten spezialisiert sind, und in viel kürzerer Zeit sogar oft bessere Ergebnisse erzielen.
Unser absoluter Herzenstipp ist deshalb an dieser Stelle: Nutze das Wissen dieser Menschen, und konzentriere dich auf die Aufgaben die du eigentlich tun solltest. Fotografieren zum Beispiel.
Ja wir wissen, all diese Dienstleister wollen auch bezahlt werden. Aber buchst du diese nicht, zahlst du trotzdem den Preis. Dann eben nur mit Zeit statt Geld. Deiner Zeit!
12. Miss deine Zeit
Und wieder im Café – diesmal zusammen mit zahlreichen Freunden.
Weißt du überhaupt wie viel Stunden am Tag du arbeitest? Wie viel Zeit du auf Social Media verbringst? Oder wie viele Stunden du jede Nacht schläfst?
Alles ziemlich wichtige Fragen. Nur leider wissen wir meist die Antworten auf diese Fragen nicht. Wir haben Vermutungen, aber diese liegen oft weit entfernt von der Realität. Ein Beispiel: Die Deutschen verbringen durchschnittlich 2 1/2 bis 3 Stunden am Tag vor dem Smartphone. Na, wer denkt sich auch gerade: „Was so viel?“?
Genau hier hilft das Time-Tracking ungemein. Wir nutzen die App „aTimeLogger“, welche es sogar als kostenlose Version gibt. Die Benutzung ist wirklich einfach: Jedes Mal, wenn du mit einer neuen Aktivität beginnst, drückst du den entsprechenden Button in der App: Schlafen, Arbeiten, Sport, Kochen, Essen.
Durch das Time-Tracking wirst du bemerken, wo du das Potential hast Zeit einzusparen. Außerdem kannst du hiermit super deine Routinen auf Regelmäßigkeit checken. Es lohnt sich wirklich!
Hey, das waren unsere Tipps für ein besseres Zeitmanagement als Fotograf und selbstständiger Kreativer. Uns würden natürlich auch deine Tipps und Kniffe interessieren. Wie schaffst du es zu mehr Zeit und Lebensqualität trotz Selbstständigkeit?
Wir freuen uns auf deinen Kommentar!